Sorties et voyages collectifs d'élèves

Sommaire

Caractère obligatoire ou facultatif

Les sorties et voyages scolaires sont organisés sous l'autorité du chef d'établissement. Pour les sorties ou voyages scolaires organisés sur temps scolaire ou non par l'association sportive (AS), la responsabilité du chef d'établissement est engagée en qualité de président de l'AS .

Obligatoire

Les sorties scolaires obligatoires sont celles qui s'inscrivent dans le cadre des programmes officiels d'enseignement ou des dispositifs particuliers qui ont lieu sur le temps scolaire. Citons, à titre d'exemple les déplacements effectués dans le cadre des cordées de la réussite, des classes engagées, des classes ou ateliers relais. Elles doivent être gratuites pour les familles et donc entièrement prises en charge par le budget de l'établissement, le dispositif Pass Culture ou toute autre source liée au projet concerné.

Facultatif

Les sorties scolaires facultatives sont celles qui s'inscrivent plus largement dans le cadre de l'action éducative de l'établissement. Elles ont lieu en totalité ou en partie pendant le temps scolaire. Elles incluent notamment les voyages scolaires, qui sont des sorties scolaires facultatives comprenant une ou plusieurs nuitées. Les voyages scolaires se déroulant en totalité pendant la période des vacances mais qui sont organisés dans les mêmes conditions sous la responsabilité du chef d'établissement sont également considérés comme des sorties scolaires facultatives. Une participation financière peut être demandée aux familles pour ces sorties.

Financement des sorties et voyages

Les orientations éducatives qui président à l'organisation des sorties et des voyages scolaires doivent figurer dans le projet d'établissement.
Une charte des sorties et voyages, adoptée par le conseil d'administration, peut préciser le cadre et les principes à respecter par les différentes parties prenantes. Ce document permet aussi d'harmoniser les procédures d'organisation au sein de l'établissement.
Sur un sujet qui mobilise responsabilités pédagogiques, administratives et financières du chef d'établissement, la charte peut aussi être un outil de pilotage efficace au service de la politique pédagogique et éducative de l'établissement.

la sortie ou le voyage doit répondre à des objectifs pédagogiques et/ou éducatifs. L'élaboration du projet doit être aussi précise que possible et faire l'objet d'une présentation écrite ;
le conseil d'administration, sur le rapport du chef d'établissement, donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des sorties et voyages scolaires. La délibération porte également sur le budget du voyage et les différentes sources de financement, dont le montant de la participation des familles ;
la recherche de partenaires, à commencer par le transport, puis par les entrées, l'éventuel hébergement ou le recours à une société proposant un ensemble de prestations.Dans ces circonstances, la mise en concurrence est nécessaire (confrontations de devis) ;
la décision d'autorisation d'une sortie ou d'un voyage scolaire, prise par le chef d'établissement, s'inscrit dans le cadre de cette programmation. À cette fin, il dispose de tout pouvoir d'appréciation sur l'intérêt pédagogique et sur les conditions matérielles de mise en œuvre du projet ;
le financement équilibré en termes de recettes et de dépenses, obligatoirement inscrit au budget de l'établissement, peut être constitué :
- d'une participation financière des familles, uniquement pour les sorties ou voyages scolaires facultatifs. Son montant doit être raisonnable et être fixé par une délibération du conseil d'administration de l'établissement. Tout tarif modifié doit être représenté et voté en conseil d'administration ;
- de don, avec délibération du conseil d'administration sur son montant et son affectation. ;
- de subventions des entreprises partenaires, sous réserve de l'accord du conseil d'administration et à condition qu'il n'y ait aucune contrepartie publicitaire ;
- d'une participation de l'EPLEEPLE, notamment afin de financer le coût des accompagnateurs, qui ne peut pas être pris en charge par les familles ;
- de subventions diverses attribuées par les collectivités territoriales ;
- de subventions venues d'institutions de portée nationale ou internationale (organismes de coopération, exemple l'OFAJ, office franco-allemand pour la jeunesse ;
le coût des accompagnateurs ne peut pas être couvert, même partiellement, par les familles. Le Pass culture permet également de prendre en charge des coûts d'organismes agrées hors budget de l'établissement.

D'autres sources de financement peuvent être mobilisées. Il convient, à ce titre, d'être vigilant sur leur inscription dans le budget de l'opération. Il convient de distinguer les subventions ou aides provenant d'une association, d'une collectivité locale ou territoriale des aides octroyées à des familles identifiées. Les premières vont contribuer à la diminution du coût global supporté par l'ensemble des familles. Les secondes, étant intuitu personae, n'ont pas à apparaître dans le budget. De même, les réductions accordées par les voyagistes ne peuvent pas servir à assurer la gratuité de prise en charge des accompagnateurs. Ces réductions doivent être répercutées sur l'ensemble des élèves participants.

Sécurité lors des sorties et voyages

Le site internet du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères permet aux organisateurs de se renseigner sur la nature des documents de voyage requis et sur les formalités, et propose des conseils par pays.
Il est également possible de s'inscrire à titre individuel sur le site Fil d' Ariane afin d'obtenir des informations en temps réel sur la situation internationale (l'accès aux informations nécessite la création d'un compte gratuit).

Des consignes explicites peuvent être communiquées par les autorités (ministère, rectorat, direction des services départementaux de l'éducation nationale) en raison de circonstances exceptionnelles (crise sanitaire, vigilance météorologique, menace d'attentat terroriste).

Les mesures sanitaires doivent être présentes pour la prise en charge d'élèves bénéficiant d'un PAI, la présence d'une trousse de secours ou l'existence d'un protocole particulier (exemple : vaccins) en matière d'accès à certaines régions du monde.

Compte tenu d'un ensemble de contraintes et pour des raisons de sécurité, de nombreuses obligations doivent être respectées :

l'autorisation de sortie du territoire (AST) est obligatoire pour les mineurs. Elle est rédigée au moyen du formulaire CERFA n° 15646*01 (pdf 234 Ko) ;
pour les élèves non-ressortissants de l'Union européenne, remplir le document "liste des participants à un voyage scolaire à l'intérieur de l'Union européenne" (pdf 33 Ko), à transmettre à la préfecture, accompagné pour chaque élève de 2 photos d'identité, de l'autorisation parentale de sortie de territoire, de la copie de la carte de séjour des parents et d'un justificatif de domicile ;
une demande d'autorisation de voyage doit être adressée à l'autorité académique un mois avant le départ s'il a lieu à l'étranger ;
pour les voyages à l'étranger, il faut informer le ministère de l'Europe et des affaires étrangères en déposant via le site Fil d'Ariane, la liste des participants au voyage avec les coordonnées complètes ;
pour limiter les risques financiers en cas d'annulation, il est recommandé de contracter une assurance annulation ;
chaque élève doit être en mesure de contacter les différents personnels accompagnants ainsi que ses camarades et/ou sa famille d'accueil.

Des circonstances exceptionnelles, comme des pandémies, conflits armés ou risque d'attentat, par exemple, peuvent conduire les autorités à demander aux chefs d'établissement de suspendre, reporter ou annuler des sorties ou des voyages scolaires. Dans ce cas, il convient de se reporter aux consignes des services académiques d'une part, et des textes relatifs aux voyages, d'autre part (ordonnance n° 2020-315 du 25 mars 2020 relative aux conditions financières de résolution de certains contrats de voyages touristiques et de séjours en cas de circonstances exceptionnelles et inévitables ou de force majeure, article L211-14 du code du tourisme).

Consulter également la fiche Risques liés aux activités pédagogiques et éducatives organisées par l'EPLE.

Encadrement et modalités

Le chef d'établissement évalue le nombre nécessaire d'accompagnateurs compte tenu de l'importance du groupe, de l'âge des élèves, de la durée du déplacement et des difficultés ou des risques que peut comporter la composition du groupe et le programme d'activités ;
les personnels de l'éducation nationale sont en mission (ordre de mission). Le chef d'établissement peut autoriser tous les personnels de l'établissement et/ou des personnes volontaires, notamment des parents d'élèves, à apporter leur concours lors des sorties et voyages scolaires ;
afin de permettre des dépenses pendant le voyage, hors bons de commande (exemple : prise en charge des frais d'entrée sur les sites, dans les musées), le chef d'établissement, avec l'accord du secrétaire général, peut nommer un régisseur d'avances et/ou de recettes parmi les accompagnateurs. La création d'une carte bancaire pour l'occasion est également possible.

NB : Avec la sortie du Royaume-Uni de l'Union européenne, les conditions de voyage à partir de la France ont évolué depuis le 01/10/2021, avec l'obligation pour les élèves et les accompagnateurs d'être en possession d'un passeport. Le visa n'est pas nécessaire pour les élèves européens ; il convient d'avoir un visa en cours de validité pour les autres nationalités.

Information des parents

Les familles doivent bénéficier suffisamment tôt d'une information complète sur les modalités d'organisation matérielle et financière des sorties et des voyages scolaires :

sortie obligatoire : le chef d'établissement informe chaque famille que l'élève sera en sortie pédagogique obligatoire par le moyen qui lui semble approprié (carnet de correspondance, espace numérique de travail - ENT, courrier spécifique) ;
sortie facultative : les responsables légaux autorisent ou non leur enfant à y participer. L'accord d'un seul responsable légal suffit pour qu'un élève participe à une sortie facultative, l'accord de l'autre responsable légal étant présumé quelle que soit la situation matrimoniale.
Lorsque l'institution scolaire est informée d'un désaccord entre les détenteurs de l'autorité parentale, l'accord exprès des deux parents est nécessaire.

Pour toutes les sorties et voyages il convient de :

prévoir l'accueil dans l'établissement des élèves qui ne participent pas, un emploi du temps provisoire peut ou doit leur être proposé ;
proposer un échéancier, validé par l'agent comptable, pour la participation financière des familles ;
informer sur les procédures de télépaiement (Titre Payable Par Internet) ;
informer qu'une aide individuelle peut être éventuellement accordée sur les fonds sociaux de l'établissement après instruction du dossier ;
avertir des modalités en cas de désistement ou d'annulation ;
prévoir les modalités de communication à destination des parents durant le voyage et définir les modalités de communication des élèves envers leurs parents pendant le voyage.

Le règlement intérieur de l'établissement s'applique lors des sorties ou voyages scolaires.

Assurance

L'assurance de l'élève est :

fortement recommandée pour les sorties ou voyages à caractère facultatif. Des circulaires signalent ce point, sans que cela ait une valeur réglementaire ;
recommandée mais pas exigée pour une sortie scolaire obligatoire, afin de protéger l'élève en cas de dommage.

En cas de déplacement hors du territoire français, les parents ont tout intérêt à souscrire pour leur enfant une assurance individuelle accidents corporels valable à l'étranger. Une carte européenne d'assurance maladie est obligatoire pour pouvoir bénéficier d'une prise en charge des soins ou autres frais de santé utiles à l'occasion des séjours dans un pays de l'Union européenne, en Norvège, au Liechtenstein, en Islande ou en Suisse.

Le chef d'établissement peut éventuellement souscrire un contrat collectif d'assurance en responsabilité civile pour les élèves participant à la sortie ou au voyage.

Bilan

Les voyages et sorties doivent faire l'objet d'une évaluation comprenant :

un bilan pédagogique qui doit aller au-delà du constat de satisfaction et se référer aux objectifs pédagogiques et éducatifs du projet initial ;
un bilan financier, avec, le cas échéant, un vote en conseil d'administration sur le tarif, pour les familles, définitif ;
une communication interne à l'établissement sous forme d'exposition, d'exploitation ou de production pédagogique.

Concernant les reliquats, la loi de finances n° 66-948 du 22 décembre 1966 modifiée, article 21 prévoit les situations suivantes :

s'ils sont supérieurs à 8 € par famille, ils doivent être reversés ;
s'ils sont inférieurs à 8 €, les familles qu'il faut informer, peuvent choisir de reverser la somme à l'EPLE (don exprès ou tacite).

Formulaire type d'autorisation de participation d'un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif (pdf 88 Ko) ;
projets de voyages et sorties sur une année scolaire (récapitulatif pour le CA) (pdf 170 Ko) ;
voyages et sorties pédagogiques : répartition des tâches (pdf 115 Ko) ;
catalogue national des structures d'accueil et d'hébergement, sur Éduscol ;
réglementation comptable concernant la carte bancaire (juin 2017), émanant du site de l'académie d'Aix-Marseille (pdf 390 Ko) ;
un exemple de charte des sorties et voyages scolaires à caractère facultatif de lycée ;
un exemple de charte des sorties et voyages scolaires à caractère facultatif de collège ;
un exemple de dossier à adresser à l'autorité académique dans le cadre de voyages collectifs issu de la DSDEN des Hauts-de-Seine-DVEL ;
sorties et voyages scolaires - outils et procédures, sur le site de l'académie d'Aix–Marseille.

Textes officiels en vigueur au 3 mai 2024.

Code de l'éducation

Article L551-1 (les activités périscolaires) ;
article L911-4 (responsabilité des membres de l'enseignement public) ;
article R421-20 à R421-24 (compétences du conseil d'administration) ;
article R421-54 à R421-56 (organisation administrative des EPLE : relations avec les autorités de tutelle) ;
article D421-2-1 (échanges linguistiques et culturels et projet d'établissement).

Autres textes

Article L211-14 du code du tourisme (contrat de vente de voyages et de séjours) ;
ordonnance n° 2020-315 du 25 mars 2020 relative aux conditions financières de résolution de certains contrats de voyages touristiques et de séjours en cas de circonstances exceptionnelles et inévitables ou de force majeure ;
décret n° 2016-1483 du 2 novembre 2016 relatif à l'autorisation de sortie du territoire d'un mineur non accompagné par un titulaire de l'autorité parentale ;
arrêté du 13 décembre 2016 relatif à l'autorisation de sortie du territoire d'un mineur non accompagné par un titulaire de l'autorité parentale ;
arrêté du 30 décembre 2014 modifiant l'arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d'établissements publics locaux d'enseignement à instituer des régies de recettes et des régies d'avances ;
arrêté du 21 novembre 2005 modifiant l'arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d'établissements publics locaux d'enseignement à instituer des régies de recettes et des régies d'avances ;
circulaire du 13 juin 2023 relative à l'organisation des sorties et voyages scolaires dans les écoles, les collèges et les lycées publics ;
circulaire n° 2017-084 du 3 mai 2017 : missions et activités des personnels chargés de l'accompagnement des élèves en situation de handicap ;
circulaire du 29 décembre 2016 relative aux conditions de sortie du territoire des mineurs ;
circulaire n° 2016-117 du 8 août 2016 : parcours de formation des élèves en situation de handicap dans les établissements scolaires, §6 : sorties et voyages scolaires - activités périscolaires ;
circulaire n° 2016-091 du 15 juin 2016 : mobilité des élèves de collège et de lycée en Europe et dans le monde ;
circulaire n° 2013-106 du 16 juillet 2013 : simplification des formalités administratives ; transport et encadrement des élèves dans le cadre des sorties et voyages scolaires dans les premier et second degrés (pdf 121 Ko).